Le livre des minutes
Qu’est-ce que Le livre des minutes d’une entreprise?
Commençons cette discussion avec l’explication de Darlene de ce qu’est un livre de minutes. Avez-vous rempli votre tasse de thé avant de commencer?
Si mes notes sont exactes, un livre de minutes d’entreprise est un document que doit légalement maintenir une entreprise. Il devrait être créé au démarrage de sociétés et contiennent des documents sur la création de la société ainsi que des documents sur l’histoire de l’exécution de l’entreprise.
Je pourrais ajouter que vous pouvez louer un espace chez votre avocat pour garder ce document dans leurs locaux et le maintenir sur une base régulière … pour un prix bien sûr. Plus à ce sujet un peu plus loin.
Que ce qu’un procès-verbal d’entreprise doit contenir?
Je recommande que vous avez votre Minute livre ouvert devant vous pendant que vous lisez ce chat … qui est si votre avocat est pas celui maintenir.
Dans le classeur Minute du livre, vous devriez être en mesure de voir les documents pour …
le renouvellement annuel de votre entreprise avec votre gouvernement provincial et / ou fédéral;
minutes relatives à votre assemblée générale annuelle;
résolutions ou décisions prises par le conseil d’administration, dirigeants ou actionnaires comme dividendes déclarés; et bien sur
vos documents de constitution et des certificats d’actions.
Darlene a indiqué que vous devriez voir ces sections / onglets dans votre Minute livre:
Certificat de constitution Règlements
Assemblées y compris les résolutions
Avis TTC complété sur le revenu et la TPS / TVH et avis de cotisation
États financiers
Registre de divulgation
Convention unanime des actionnaires
Valeurs mobilières Registre des Actionnaires Ledgers et transferts
Les certificats de sécurité
Rendements annuels – Preuve de dépôt
contrats
Autre information
Je tends à garder tout impôt rempli de revenus et de TPS / TVH, avis de cotisation et états financiers ailleurs dans mes dossiers permanents et non dans le Corporte liant réelle Minute du livre … il devient trop lourd.
Pour une liste de ce que votre minute devrait contenir en Colombie-Britannique, regardez l’article 42 (1) Les dossiers de bureau Actes de la Loi de 2002. Business Corporation Il est vaste.
Une table des Actes Société pour le reste du Canada se trouve dans ma discussion à propos de SPCC.
Avez-vous vraiment besoin d’une minute Réservez entreprise Contenir?
la loi canadienne régit lois sur les sociétés. Ceci est où vous trouverez l’obligation pour une société de maintenir un livre de minutes d’entreprise.
Darlene a pris le temps d’expliquer que dans certains cas, les sanctions légales peuvent être évaluées pour « défaut d’assister au procès-verbal du livre ».
Sur occassion, des tiers tels que l’ARC, des comptables, des banquiers ou même d’autres autorités fédérales ou provinciales peuvent avoir besoin d’examiner votre livre de minute. Il devrait être mis à leur disposition sur demande.
Avez-vous besoin d’un avocat pour maintenir votre livre Minute?
Vous devrez peut-être demander une assistance juridique dans l’enregistrement de certaines des résolutions ou des décisions non-routine dans votre livre de minute.
documentation de routine ou non besoin d’une assistance juridique.
Un exemple d’un document de routine est la résolution d’accepter la publication des états financiers et la nomination du vérificateur. Dans mon expérience très limitée, la résolution du conseil d’administration d’une SPCC pourrait également être de renoncer à l’une ou les deux.
Comme autre exemple, il est également courant d’avoir des résolutions d’actionnaires qui déterminent le nombre d’administrateurs, la nomination des administrateurs, nommer les signataires, l’adoption des états financiers, d’autres résolutions mises de l’avant, notamment en indiquant la date de référence annuelle pour le dépôt du rapport annuel.
En gardant à l’esprit que le rôle du comptable par rapport à la Minute livre est l’un des contrôles de qualité … Vous ne devriez pas demander à votre comptable pour:
créer les enregistrements initiaux pour le livre de minutes;
« Représenter le contenu d’un livre de minutes pour la base de l’opinion juridique»; ou
mettre à jour son contenu sans représentation juridique.
Si vous voulez prendre ces tâches vous-même, vous le faites à vos propres risques … mais ne demandez pas ce de votre comptable.
Le gros problème de le faire vous-même est bien sûr … vous ne savez pas ce que vous ne savez pas! Considérez que vous avez besoin de résolutions pour une déclaration de dividendes, de déplacer vos dossiers et le siège, une démission d’un dirigeant ou un administrateur, un transfert d’actions, les questions autour d’un décès d’un actionnaire, les déclarations de nouveaux administrateurs, le remplacement des certificats d’actions perdus, nomination des dirigeants après l’AGA …
À moins que vous vous asseyez et lisez la loi, vous ne savez pas ce que vous ne savez pas.
Qu’en est-il des exigences Rapport annuel?
Votre rappel annuel pour renouveler votre nom d’entreprise peut maintenant être reçu par e-mail et le rapport annuel peut être complété en ligne. Darlene a suggéré qu’il est une bonne idée de confirmer les détails avec votre représentant légal.
Retours Ontario annuels
Il est intéressant de noter que, dans l’Ontario, l’un des participants au webinaire a expliqué le rapport annuel est inclus dans le dépôt de la déclaration de revenus … donc pas de rappel de renouvellement annuel est envoyé.
Je tiens à souligner ici que le rapport annuel ne fait pas référence à la publication publiée par les sociétés ouvertes pour une utilisation par des tiers et de l’analyse.
Le rapport annuel visé ici est un rapport que vous êtes tenu de déposer auprès de votre gouvernement provincial et / ou fédéral.
Dans B.C., si vous ne parvenez pas à déposer votre rapport annuel pour deux années consécutives, votre société est radié du registre.
Quels sont les avantages d’une minute livre?
L’un des avantages d’avoir une minute livre mise à jour vient quand un propriétaire décide de vendre l’entreprise.
Selon Darlene, il rend le processus de vente plus facile et moins coûteux.
Quelles sont les conséquences de ne pas maintenir une minute Livre d’entreprise?
Darlene a fourni une diapositive avec une liste des conséquences de l’entretien inexact du procès-verbal du livre qui comprenait:
perte de la capacité à emprunter des fonds
perte de la capacité de vendre les actions de la société et de se qualifier pour les petites entreprises des gains en capital déduction
être frappé du registre
être incapable d’effectuer des paiements de dividendes aux actionnaires
la perte de la protection des actionnaires et des administrateurs de biens personnels
restriction de stratégies fiscales
Si vous êtes un propriétaire de petite entreprise à lire ce chat, je l’espère, il vous a aidé à définir ce que vos responsabilités sont et quand vous devriez engager un avocat …. ou questions que vous voudrez peut-être demander à votre propre avocat.